Zertifikat in Outlook 2016 einbinden

Das Signieren und Verschlüsseln von Mails ist vermutlich eine der ältesten und wichtigsten Anwendungen von Zertifikaten im Internet.

Die verwendete Absenderkennung ist bei einer Mail frei wählbar, und ohne analyse des Mailheaders sind Fälschungen hier nur schwer zu erkennen. Auf der anderen Seite sind Mails eher mit Postkarten als mit Briefen vergeleichbar, jeder der an einer der unterschiedlichen Stellen im Mailtransport Zugriff auf das System hat, kann potentiell ohne technische Probleme mitlesen, oder sogar fälschen.

Die Verwendung von Signaturen ermöglich nun die Echtheit und Unverändertheit einer Mail zu gewährleisten, das Verschlüsseln schließt auch das Mitlesen aus (Ende zu Ende Verschlüsselung).

Import des Zertifikates in den Windows Zertifikatsspeicher

Zertifikatsdatei auswählen

Die Anleitung geht davon aus, das die in den Anleitungen "Benutzerzertifikat beantragen" und "Benutzerzertifikat abholen" beschriebenen Schritte erfolgreich durchgeführt wurden.

Um ein Zertifikat in Outlook nutzen zu können muß es zuerst in den Zertifikatsspeicher des jeweiligen PCs importiert werden.

Für diesen Import muß die Zertifikatsdatei (oder eine Kopie hiervon) mit der Endung "*.pfx" versehen werden, da diese sonst vom Importassistenten nicht erkannt wird.

1.) Öffnen Sie den Importassistenten durch einen Doppelklick auf die Zertifikatsdatei.

Erste Seite des Zertifikatsassistenten

2.) Im sich nun öffnenden Fenster werden Sie gefragt, ob Sie das Zertifikat für den aktuellen Benutzer, oder den lokalen Computer importieren Wollen, wählen Sie hier "Aktueller Benutzer"

Zweite Seite des Zertifikatsassistenten

3.) Im nächsten Fenster des Zertifikatsassistenten wird noch einmal die ausgewählte Datei angezeigt, hier geht es einfach "Weiter"

Dritte Seite des Zertifikatsassistenten

4.) Im sich nun öffnenden Fenster müssen Sie das bei der abholung des Zertifikates vergebene Zertifikatskennwort eingeben, zusätzlich achten Sie bitte darauf das die Punkte "Schlüssel als exportierbar markieren" und "Alle erweiterten Eigenschaften miteinbeziehen" aktiviert sind. Anschliessend "Weiter"

Vierte Seite des Zertifikatsassistenten

5.) Die Auswahl des Zertifikatsspeichers kann in diesem Fall Windows überlassen werden. "Weiter"

Fünfte Seite des Zertifikatsassistenten

6.) Der Assistent zeigt nun noch einmal die Daten des anstehenden Importes an, hier geht es mit "Fertig stellen" weiter.

Letzte Seite des Zertifikatsassistenten

7.) Der erfolgreiche Import des Zertifikates sollte nun angezeigt werden. Damit ist der Import in den Zertifikatsspeicher von Windows abgeschlossen.

Einbindung des Zertifikates in Outlook 2016

1.) In Outlook 2016 wechseln Sie in den Bereich "Datei" und wählen Sie den Punkt "Optionen" aus.

Trustcenter Start

2.) Wählen Sie in den Outlook-Optionen den Punkt "Trust Center" aus, dort "Einstellungen für das Trust Center..."

Trust Center Einstellungen

3.) Im nächsten Fenster geht es wieder mit dem Knopf "Einstellungen" weiter.

Sicherheitseinstellungen

4.) Hier sollte nun schon ein Einstellungssatz basierend auf Ihrem zuvor Installierten Zertifikat angezeigt werden, bestätigen Sie die Einstellungen bitte mit "OK"

Trustcenter fertig

5.) Setzen Sie die Voreinstellungen im Trustcenter auf "Ausgehenden Nachrichten digitale Signatur hinzufügen" und "Signierte Nachrichten als Klartext senden", die Option "S/Mime-Bestätigung anfordern, wenn mit S/MIME signiert", ist Optional, die Option "Inhalt und Anlagen für ausgehende Nachrichten verschlüsseln" bitte nicht aktivieren. Sie können nun das Trustcenter und die Outlook-Optionen schliessen.

Anpassung der Menuleiste In Outlook 2016

Dieser Schritt dient rein der Bequemlichkeit und verbessert die Zugänglichkeit der Signatur / Verschlüsselungsfunktion.

1.) Öffnen Sie in Outlook ein Fenster für eine neue Mail

Menüband Anpassen

2.) Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Menüband, und wählen Sie den Punkt "Menüband anpassen..."

Erstellen der neuen Gruppe

3.) Erstellen Sie in der "Hauptregisterkarte" eine neue Gruppe.

Umbenennen der Gruppe

4.) Geben Sie dieser Gruppe einen sinnvollen Namen (Optional).

Signieren und Verschlüsseln hinzufügen

5.) Fügen Sie die Elemente "Signieren" und "Verschlüsseln" der neuen Gruppe hinzu (ggf. zuerst die Option "Alle Befehle" unter "Befehle auswählen" aktivieren).

Tasten Verschlüsseln und Signieren im Menüband

6.) Die Tasten für die Funktionen Verschlüsseln und Signieren stehen nun beim Verfassen neuer Mails zur Verfügung.