Rundmail How To
Wann Rundmails versenden
Je größer der Empfängerkreis einer Rundmail, umso dringender die Fragestellung muß diese Mail gesendet werden...
"Große" Verteiler (Alle Mitarbeitenden, Alle Professoren, Alle Studierenden) sollen nur für entsprechend wichtige Mitteilungen verwendet werden.
- Rektoratsmitteilungen
- DHBW-Weite Fortbildungsangebote
- Warnung vor aktuellen Bedrohungen (Akute Phishing Warnungen)
- Security-Awarenes (Informationen zu Angriffsmustern und Angriffswegen
Vermeiden Sie bitte unnötig große Dateianhänge in Rundmails, diese werden z.B. im Falle von "Alle Mitarbeitenden" in den Postfächern von rund 250 Mitarbeitenden gespeichert!
Ein Bild von z.B. "nur" 8 MB belegt so runde 2 GB an Speicher.
Wie auf Rundmails Antworten
Im Normalfall bitte "nur" die Funktion "Antworten" verwenden, nicht die Funktion "Allen antworten", diese kann zu ungeahnten (und unerwünschten) Mail-Lawinen führen.
Annekdotisch sei hier auf den berühmt / berüchtigten "Schlüssel für Gebäude 60[1]" verwiesen.
Rundmails ohne Phishing-Verdacht
Eine weitere "Nebenwirkung" von Rundmails ist, das diese schnell unter Phishing- oder SPAM-Verdacht fallen können.
Hier ein paar Hinweise um dem engegen zu wirken:
- Benennen Sie eine Kontaktperson (innerhalb der Hochschule)
- Wenn Sie für ein Team / eine (Arbeits-)Gruppe der DHBW schreiben, stellen Sie das Team / die Gruppe kurz vor
- Vermeiden Sie unpersönliche Absender ("Team xxx")
- Versehen Sie die Mail mit einer digitalen Unterschrift (Wir arbeiten aktuell daran wieder Zertifikate ausstellen zu können).
- Seien Sie vorsichtig / zurückhaltend mit externen Links
- Vermeiden Sie unpersönliche Grußformeln, statt "Ihr Team xxx" lieber "Ihr Team xxx (N. te Tskaha, T. Tey und Dr. A. Grace)"