Rundmail How To: Unterschied zwischen den Versionen
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* Rektoratsmitteilungen | |||
* DHBW-weite Fortbildungsangebote | |||
* Warnung vor aktuellen Bedrohungen (akute Phishing-Warnungen) | |||
* Security Awareness-Maßnahmen (Informationen zu Angriffsmustern und Angriffswegen) | |||
<p>Vermeiden Sie bitte unnötig große Dateianhänge in Rundmails, diese werden z.B. im Falle von "Alle Mitarbeitenden" in den Postfächern von rund 250 Mitarbeitenden gespeichert!<br> | <p>Vermeiden Sie bitte unnötig große Dateianhänge in Rundmails, diese werden z.B. im Falle von "Alle Mitarbeitenden" in den Postfächern von rund 250 Mitarbeitenden gespeichert!<br> | ||
Ein Bild von z.B. "nur" 8 MB belegt so runde 2 GB an Speicher.</p> | Ein Bild von z.B. "nur" 8 MB belegt so runde 2 GB an Speicher.</p> | ||
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<p>Im Normalfall bitte "nur" die Funktion "Antworten" verwenden, nicht die Funktion "Allen antworten" | <p>Im Normalfall bitte "nur" die Funktion "Antworten" verwenden, nicht die Funktion "Allen antworten". Letztere kann zu ungeahnten (und unerwünschten) Mail-Lawinen führen.</p> | ||
<p> | <p>Anekdotisch sei hier auf den berühmt-berüchtigten "Schlüssel für Gebäude 60"<ref>https://www.germanscooterforum.de/topic/291819-airbus-mail-verteiler/</ref> verwiesen.</p> | ||
=Rundmails ohne Phishing-Verdacht= | =Rundmails ohne Phishing-Verdacht= | ||
<p>Eine weitere | <p>Eine weitere Nebenwirkung von Rundmails ist, dass diese schnell unter Phishing- oder SPAM-Verdacht fallen können.<p> | ||
<p>Hier ein paar Hinweise um dem | <p>Hier ein paar Hinweise, um dem entgegenzuwirken:</p> | ||
* Benennen Sie eine Kontaktperson (innerhalb der Hochschule). | |||
* Wenn Sie für ein Team / eine (Arbeits-)Gruppe der DHBW schreiben, stellen Sie das Team / die Gruppe kurz vor. | |||
* Vermeiden Sie unpersönliche Absender ("Team xxx"). | |||
* Versehen Sie die Mail mit einer digitalen Unterschrift (das IT.S arbeitet aktuell daran, wieder Zertifikate ausstellen zu können). | |||
* Seien Sie vorsichtig und zurückhaltend mit externen Links.<ref>Näher dazu: https://dr-dsgvo.de/externe-links-auf-webseiten-was-ist-zu-beachten/</ref> | |||
* Vermeiden Sie unpersönliche Grußformeln, statt "Ihr Team xxx" lieber "Ihr Team xxx (N. te Tskaha, T. Tey und Dr. A. Grace)". | |||
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Aktuelle Version vom 10. März 2025, 16:53 Uhr
Wann Rundmails versenden
Je größer der Empfängerkreis einer Rundmail, umso dringender die Fragestellung, ob diese Information wirklich per Mail gesendet werden muss.
"Große" Verteiler (Alle Mitarbeitenden, Alle Professoren, Alle Studierenden) sollen nur für entsprechend wichtige Mitteilungen verwendet werden.
Themen:
- Rektoratsmitteilungen
- DHBW-weite Fortbildungsangebote
- Warnung vor aktuellen Bedrohungen (akute Phishing-Warnungen)
- Security Awareness-Maßnahmen (Informationen zu Angriffsmustern und Angriffswegen)
Vermeiden Sie bitte unnötig große Dateianhänge in Rundmails, diese werden z.B. im Falle von "Alle Mitarbeitenden" in den Postfächern von rund 250 Mitarbeitenden gespeichert!
Ein Bild von z.B. "nur" 8 MB belegt so runde 2 GB an Speicher.
Wie auf Rundmails antworten
Im Normalfall bitte "nur" die Funktion "Antworten" verwenden, nicht die Funktion "Allen antworten". Letztere kann zu ungeahnten (und unerwünschten) Mail-Lawinen führen.
Anekdotisch sei hier auf den berühmt-berüchtigten "Schlüssel für Gebäude 60"[1] verwiesen.
Rundmails ohne Phishing-Verdacht
Eine weitere Nebenwirkung von Rundmails ist, dass diese schnell unter Phishing- oder SPAM-Verdacht fallen können.
Hier ein paar Hinweise, um dem entgegenzuwirken:
- Benennen Sie eine Kontaktperson (innerhalb der Hochschule).
- Wenn Sie für ein Team / eine (Arbeits-)Gruppe der DHBW schreiben, stellen Sie das Team / die Gruppe kurz vor.
- Vermeiden Sie unpersönliche Absender ("Team xxx").
- Versehen Sie die Mail mit einer digitalen Unterschrift (das IT.S arbeitet aktuell daran, wieder Zertifikate ausstellen zu können).
- Seien Sie vorsichtig und zurückhaltend mit externen Links.[2]
- Vermeiden Sie unpersönliche Grußformeln, statt "Ihr Team xxx" lieber "Ihr Team xxx (N. te Tskaha, T. Tey und Dr. A. Grace)".